第一章  总则

第一条  为加强自然资源和规划档案管理，确保档案齐全、完整、真实、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案工作条例》等法律法规，结合市局工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指在自然资源和规划各项工作中直接或间接形成的具有保存和利用价值的文字材料、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

第三条  档案管理是本局的一项基础工作，是本局各项管理工作的重要组成部分，也是维护本局合法权益，真实、历史地反映各个时期面貌的一项重要工作。

第四条  档案工作实行集中统一管理的原则。局各处（室、局）、直属各单位在各项工作活动中形成的档案由档案馆负责统一管理。依法接受同级档案行政管理部门和上级主管部门的指导、监督和检查。

第五条  加强对自然资源和规划档案工作的组织领导，成立档案管理工作领导小组，建立档案管理工作网络，局各处（室、局）、直属各单位必须指定一名工作人员为兼职档案管理员，负责档案的收集、整理、归档和移交工作。档案管理员应保持相对稳定。

第二章  档案馆和档案管理员工作职责

第六条  档案工作必须贯彻执行党和国家有关方针、政策和法规。档案管理员要遵纪守法，保守秘密，热爱档案工作，努力学习档案专业知识，熟悉自然资源和规划业务，尽职尽责把档案工作做好，为领导决策、自然资源和规划管理各项工作和市直机关、各类企事业、人民群众服务。

第七条  专（兼）职档案管理员调动工作岗位时，应当将本岗位的档案工作情况和相关档案材料交接清楚，严格履行交接手续。

第八条  档案馆工作职责:

（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本局档案管理的各项规章制度。

（二）集中统一管理本局的档案，负责接收、保管、利用本局及莲都、开发区分局在各项工作活动中形成的具有保存和利用价值的档案材料。并按规定开展档案对内对外的查询、利用工作。

（三）加强档案管理信息化建设，做好新增档案数字化加工工作，努力实现档案管理工作的标准化、规范化、信息化。

（四）对本局形成的文件材料的收集、整理、归档和移交工作进行指导、监督和检查，使其按规定的时间和要求移交归档。

（五）指导全市自然资源和规划系统档案的收集、整理、移交、利用和信息化工作。

（六）负责档案库房安全管理工作，确保档案的安全与完整。

（七）办理其他有关的档案业务工作。

（八）接受同级档案行政管理部门和上级主管部门的指导、监督和检查，并积极完成交办的各项工作任务。

第九条  档案管理员岗位职责:

（一）有较强的事业心和责任感，热爱档案工作，刻苦钻研业务知识，积极宣传和认真学习档案法律、法规及党和国家有关档案工作的政策，不断提高业务水平。按档案专业人员继续教育规定，积极参加档案继续教育培训。

（二）坚持原则，保守机密，严格执行档案管理、保密制度，维护档案的完整与安全。

（三）熟悉本局的历史和馆藏档案情况，建立全宗卷，以积累本局在档案管理活动中形成的分类方案、立卷说明、交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等相关档案材料。

（四）归档的档案材料应收集齐全、保管科学、查找方便，做好归档档案的检查、移交、编目、数字化、统计、入库、上架等工作；负责文书档案的分类、整理、定保管期限、编目、数字化、入库等工作。

（五）负责做好新增档案数字化加工工作，及时将新增档案进行拆理卷、属性录入、扫描、影像处理、总检工作，及时更新档案管理系统。

（六）严格执行档案利用规定，负责对内对外的查（借）阅工作，严格办理借还档手续，按要求对借还档案进行检查，发现问题及时向局领导汇报。定期检查外借档案情况，未按时归还的，及时催还。

（七）做好本局和各县（市、区）自然资源和规划（分）局档案业务的指导、监督和检查工作，提高案卷质量。

（八）配合局鉴定领导小组做好档案的鉴定、销毁、监销等工作。

（九）负责首次入库和借出归还档案的消毒工作。

（十）按库房安全管理制度做好各项工作，确保档案存放安全，保持库房整洁。

（十一）完成局领导交办的各项工作任务。

第十条  兼职档案管理员的岗位职责：

（一）有较强的事业心和责任感，热爱档案工作，能兼顾部门工作和档案工作。

（二）严格遵守档案管理、保密制度，维护档案的完整与安全。积极参加档案业务相关培训。

（三）按立卷归档制度，负责本部门形成的档案材料的收集、整理、立卷、归档工作，负责检查本部门形成档案的质量及文件材料的齐全、完整、真实、有效性，按时移交各类档案材料。

（四）负责已收集整理、未归档移交文件材料的安全。

（五）接受档案馆和同级档案行政管理部门、上级主管部门档案业务的指导、监督和检查。

第三章  档案收集整理和归档

第十一条  实行档案形成部门立卷归档制度。在自然资源和规划各项工作活动过程中，各处（室、局）、直属单位应当按照《丽水市自然资源和规划局立卷归档制度》进行收集、整理具有保存和利用价值的文件材料；档案馆做好文件材料整理、立卷、装订、归档等工作的指导，确保自然资源和规划档案的齐全、完整、准确、系统。

第十二条  自然资源和规划业务档案应当遵循文件材料的形成规律和特点进行立卷，保持文件材料之间的有机联系，以便于保管和利用的原则。归档材料必须齐全、完整、真实、有效，并编制归档文件的卷内目录、备考表等。

第十三条  档案实行集中统一管理，各处（室、局）、直属单位须按时向档案馆移交各类档案。文书档案、科技档案、业务档案、特殊载体档案须在次年5月底前归档、移交；当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理部门临时保管一年, 次年5月底前再移交。因工作需要确需推迟移交的，按《会计档案管理办法》办理。

第十四条  档案应当按照其内容和载体的不同科学分类，一般按照上级主管部门和本局制定的档案分类方案进行操作。分类应当保持前后一致，具有科学性和稳定性。

第十五条  档案馆应将归档档案按照不同门类、载体和不同保管期限分别整理、排列、编目、编制档号、数字化、装盒、上架、入库等工作。

第十六条  人事档案单独设库，按照《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）由人事部门负责收集、整理和保管。

第四章  档案保管和鉴定

第十七条  档案库房是保护和储存档案的重要场所，须定期检查馆藏档案的案卷质量、档案缺失等情况；检查消防设施和库房设备是否处于正常工作状态；检查库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施，确保档案的保管安全。

第十八条  档案的保管工作按《丽水市自然资源和规划局档案库房安全管理制度》执行，落实档案出入库登记、档案安全检查等制度。

第十九条  建立局档案鉴定领导小组，负责对无保存价值或保管期限已满的档案进行鉴定工作。

第二十条  档案鉴定领导小组应根据档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定，经鉴定对无保存价值或保管期限已满并且无需延期保管的档案进行销毁，按照以下程序销毁：

（一）由档案馆列出拟销毁档案清册，列明拟销毁档案的案卷题名（内容）、卷数、档号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容，与档案形成部门对拟销毁档案以直接鉴定法进行鉴定，形成鉴定意见。

（二）将鉴定意见提交局档案鉴定领导小组进行鉴定，形成档案鉴定报告，写明鉴定小组的组成情况、鉴定的步骤与方法、被鉴定档案的情况、鉴定结果及处理意见等内容，鉴定报告需参加鉴定成员确认签字。   

（三）档案馆按鉴定报告编制档案销毁清册，报局分管领导审批后，实行销毁。

（五）销毁档案必须送指定地点化为纸浆或焚毁，任何单位或部门均不得将应销毁的档案作其它用途或向废品收购部门和个体商贩等出售。销毁档案时，应当与机关监督部门联系，指定两人以上监销，并在销毁档案清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，销毁人员和监销人员须在清册上签字。档案馆按档案销毁清册在对应案卷目录本中备注“已销毁”的字样。

保管期满的会计档案，按《会计档案管理办法》中鉴定销毁程序办理。对已经移交到档案馆，重复多余、不列入保管存档范围的文件材料，档案馆可直接编造档案销毁清册，实行销毁。

第二十一条  鉴定报告和档案销毁清册存入全宗卷永久保存。鉴定、销毁工作中形成的文件由档案馆负责组成工作卷，保管备查。

第五章  档案利用和统计

第二十二条  档案利用由档案馆实行集中统一管理，档案馆和档案利用者均应承担档案的安全、保密责任，维护档案完整与安全。

第二十三条  规范档案利用工作，更好地为本局及市直机关、各类企事业、人民群众服务，严格按《丽水市自然资源和规划局档案利用查（借）阅规定》执行。

第二十四条  建立档案统计制度。对档案的接收、借出、库存、检查、鉴定、销毁、保管和利用等工作均应建立相应的统计台帐，做到账务相符。具体工作要求如下：

（一）各类数据应以原始资料为依据，实事求是，不得随意估算、瞒报、虚报，确保统计数据真实可靠。

（二）统计内容、指标、计量单位要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。

（三）统计台帐一般每年进行一次统计和分析，工作需要时可半年、季度或随时进行统计和分析。

（四）确定专人负责档案统计工作，统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标，进行调查，综合分析，对比，从中找出存在的问题，提出改进措施。

（五）统计人员要按要求向同级档案行政管理部门和上级主管部门及时报送各种统计报表，并进行统计分析。

第六章  档案保密

第二十五条  认真学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格遵守各项保密制度，坚持保密原则，忠于职守，确保档案材料的完整与安全。

第二十六条  对保密文件、资料、档案的划分，密级的变更，必须按有关制度和规定办理。

第二十七条  未归档涉密档案管理：

（一）涉密文件、资料、书刊、各种载体及数据信息实行专人登记接收，专人专柜管理。收发涉密文件、资料等，应当履行登记、编号、签收等手续。涉密文件应单独编号登记，不可与普通文件混合编号。

（二）实行涉密计算机与国际互联网的物理隔离，上互联网的计算机必须与处理涉密文件的计算机严格区分，做到专机专用，严禁一机两用。

（三）涉密文件、资料、书刊、各种载体、数据信息以及涉密草稿、修改稿等应按保密制度严格利用、保管。密级文件应严格控制知悉范围，指定专人办理，未经批准，不许随意扩大范围，严格履行交接手续。

（四）涉密计算机更换或维修，应当在本单位进行，并有专人监督。所更换的设备或配件，未采取专门脱秘技术处理的，严禁挪为他用。

（五）凡工作中不再使用的各类文件、内部资料、书刊、和存储介质，严禁向废品收购部门和个体商贩等出售；不得擅自丢弃或自行销毁；严禁向境外邮寄或非法携运。

第二十八条  已归档涉密档案的管理：

（一）涉密档案和载体应存放在密码文件柜中保管，实行专人登记接收，专人整理归档，专人登记入库，专人专柜管理。定期对涉密档案和载体进行清查、核对和登记，检查中发现问题要及时向局领导汇报。

（二）严禁通过互联网传输涉密档案，不得在没有相应保密措施的计算机信息系统中处理、存储涉密档案。

（三）涉密档案原则上不允许复制。确因工作需要复制，严格执行利用登记审批手续，经局分管领导批准后，方可复制。经同意复制的涉密档案必须详细登记复制份数、分发对象及复制人姓名。复制涉密档案材料，不得改变其密级、保密期限和知悉范围。

（四）借阅涉密档案的，严格执行利用登记审批手续，经局领导批准后，方可借阅。借阅期间必须妥善保管涉密档案，不得转借他人，以防失、泄密事件的发生，利用完毕后及时归还。到期未归还者档案管理员应及时催还。

（五）经鉴定批准销毁的涉密档案和载体及设备需经市保密局审核、批准，在指定的销毁地点集中进行，做好密级档案鉴定销毁登记台账。

第二十九条  档案馆应与档案工作人员及项目合作单位签订《保密承诺书》，并敦促其认真履行承诺事项。

第七章  责任

第三十条  本局工作人员有下列行为之一的，依法追究相关人员责任。

（一）档案管理员玩忽职守，造成档案损失的；

（二）对应该立卷归档的文件材料不按规定收集、整理、立卷的行为；

（三）档案形成部门不按时移交档案，个人分散保管、占为己有的行为；

（四）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的行为；

（五）不按鉴定销毁程序办理，擅自销毁档案的；

（六）不按档案利用查（借）阅规定办理，擅自复制、抄录档案或利用档案管理系统对电子档案进行截图、拍照等行为；

（七）未妥善保管好统计台账，造成档案统计材料缺、丢失的；

（八）违反保密规定而造成失密、泄密事件的；

（九）将涉密计算机、涉密存储设备接入互联网及其它公共信息网络的;

（十）使用非涉密计算机、非涉密存储设备存储、处理密级档案的;

(十一)将未经安全技术处理的退出使用的涉密计算机、涉密存储设备赠送、出售、丢弃或者改作其它用途的。

第三十一条  在自然资源和规划档案管理工作中，违反有关规定擅自提供利用以及由于玩忽职守造成严重影响的行为，将档案涂改、伪造、损毁、泄密、丢失的有关人员，造成严重后果的行为，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》《档案管理管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）等有关规定给予当事人行政处分；构成犯罪的，提请司法机关依法追究刑事责任。

第八章  附则 

第三十二条  本办法由档案馆负责解释，自发布之日起施行。2017年8月2日印发的《丽水市国土资源局档案管理办法》同时废止。