第一章  总  则

第一条  为规范市局文件材料立卷归档工作，维护档案的完整、系统、安全，提高档案质量，充分发挥档案的利用效果。根据《中华人民共和国档案法》和档案管理的有关规定，结合市局工作实际，制定本制度。

第二条  本制度所称档案，是指在自然资源和规划管理各项工作中直接或间接形成的具有保存和利用价值的文字材料、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

第三条  档案实行集中统一保管。凡市局各项工作活动中形成的具有保存价值的各类文件材料都应立卷归档，任何人不能以任何理由拒绝归档。

第四条  档案按照“谁形成谁负责”的原则，由档案形成部门负责立卷归档。各处（室、局）、直属单位应将档案工作纳入本部门的工作计划和管理范围，指定专人负责文件材料的收集、归档和移交工作。档案馆负责档案验收及业务指导，同时接受同级档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。

第二章  文件材料的收集

第五条  收集归档的文件材料应齐全、完整、真实、有效地反映市局各项工作活动的开展过程。齐全指各工作环节产生的文件材料要齐全，不可缺失；完整指归档的文件材料要完整，不可缺页；真实指归档的文件材料为定稿材料；有效指文件材料涉及到签字、盖章等环节手续要完备，不可缺少。文件材料既要齐全、完整也要避免重复归档。

第六条  各处（室、局）、直属单位应按照《文件材料归档范围和保管期限表》进行收集、整理、组卷、归档等工作，对时间跨度长的项目可根据阶段性形成的文件材料做好预立卷工作。

第七条  收集归档的文件材料原则上应为原件。其中，无法提供原件的可由文件材料形成主管单位在复印件上加盖单位印章归档保存或由文件材料提供单位（个人）在复印件上加盖单位印章（个人签字）并注明对提供的文件材料的真实性负责。复印件应清晰、内容要完整。

第八条  文件材料须用纸规范、书写工整，字迹清晰，必须使用签字笔、碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔书写文件、资料和签字。对破损文件须进行“修补”或“托裱”，如文件材料纸张较小、较薄或破旧的应居中粘贴在A4纸上，再进行组卷。

第九条  为方便归档文件装盒，应对纸张幅面大于A4的文件材料予以折叠，折叠成标准幅面、图标要外露、以手风琴式折叠方法内折，尽量减少折叠次数，且折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。具体折叠方法参照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）。

第三章  文件材料的整理

第十条  档案组卷要遵循文件材料的形成规律，保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。

第十一条  各类档案按照相应标准进行规范整理，具体如下：

（一）文书档案：按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015)进行整理。

（二）科技档案：按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）进行整理。

（三） 业务档案：按照相关业务档案整理规范的要求进行整理。

（四）会计档案：按照《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)进行整理。

（五）特殊载体档案：不同的特殊载体档案要符合各自整理规范要求。如照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）进行整理；实物档案参照《实物档案管理办法》进行整理；电子档案按照《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）进行整理。

第四章  文件材料的组卷

第十二条  卷（件）内文件均需编写页号，编写页（件）号必须保证卷（件）内页码的唯一性，避免漏页或重页，如在装订完毕的案卷中发现此类问题应及时在卷内备考表中加以注明。不宜装订的案卷，应在卷（件）内每份文件材料首页右上方空白处加盖档号章，并逐件编写件号；对已装订成册的文件材料，不需重新编写页号；空白页、卷内目录不编写页号。

第十三条  卷内目录应排列在案卷卷首，按卷内文件顺序排列，体现卷内文件内容及件数等内容。

第十四条  文件材料装订前应去除金属物、塑胶、塑封等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。除不宜装的案卷，按三孔一线方式进行装订；按《归档文件整理规则》（DA/T22-2015)文书档案可以用缝纫机轧边的方式进行装订。

第十五条  备考表中须注明本案卷组卷情况及包含文件份数；说明复印件归档原因和原件存放地。立卷人指案卷组卷人员，检查人为档案形成部门负责人或委托经办人对案卷文件材料的齐全、完整、真实、有效性进行审核。

第十六条  档号由全宗号、分类号、案卷号组成，由档案形成部门负责编写，档号编写内容由档案馆负责提供。

第五章  文件材料的移交和管理

第十七条  档案收集、整理、组卷完毕后，由兼职档案员对案卷质量检查合格后按时向档案馆移交:

（一）文书档案：次年5月底前移交。其中各类会议记录本及会议议提、重要会议、活动材料和与本局有关的报刊、杂志等参考资料由办公室统一收集、整理后移交。

（二）科技档案：次年5月底前移交。

（三）业务档案：次年5月底前移交。其中，项目类档案应在项目完成后3个月内移交。

（四）会计档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理部门临时保管一年, 次年5月底前再移交。因工作需要确需推迟移交的，最长不超过3年，临时保管期间，应当符合国家档案管理的有关规定。

（五）特殊载体档案：次年5月底前移交。其中，数码照片、录音、录像应刻录在不可擦写光盘上保存，需编注主要内容、时间和摄影（像）者等文字说明后一并移交。重大活动形成的照片、录音、录像等资料，在活动结束后2个月内移交。

第十八条  移交的档案要按标准、规范进行整理、组卷，档案馆要严格验收移交的档案材料，不符合要求的，不予接收。由档案形成部门按标准返工后，再进行移交归档。

第十九条  档案移交时需提供《丽水市自然资源和规划局档案交接文据》（附表1）及《档案移交清单》（按档案类别使用相应移交清单）纸质件和电子文档。交接双方必须仔细核对移交档案的基本信息及数量，双方确认无误后，办理交接手续。交接文据和移交清单一式贰份，双方签字后各执一份。

第二十条  涉密档案应单独移交，并在档案封面及备考

表中注明保密等级，办理交接手续。档案馆按密级档案进行保管、利用。

第二十一条  档案形成部门对归档文件材料的真实性、完整性负责，档案馆对库存档案的安全性负责。已归档档案，发生变更按照下列情形办理:

（一）档案内容因错漏等原因需要增加或替换档案材料，但无需重新立卷的。由档案形成部门填写《丽水市自然资源和规划局档案材料增加或替换审批表》（附表2），需增加档案材料的，由处（室、局）、直属单位负责人审批后，办理相应手续；需替换档案材料的，经处（室、局）、直属单位负责人、分管领导批准后，办理相应手续。并将档案变更所产生的资料一并移交档案馆，由档案馆负责将增加或替换档案材料进行数字化，及时更新档案管理系统中的影像资料。

（二）档案在换证、更改单位名称等情况时，应当由责任部门根据新形成的档案材料单独立卷，原档案注销，新、旧案卷必须同时在卷内备考表上注明变更情况。

（三）档案注销时，经办人应当在被注销档案的批文及文件材料上加盖注销章。档案馆根据档案形成部门提供的注销清单，在注销档案封面、档案目录本和档案管理系统中加以注明。注销清单须由档案形成部门负责人签字后交档案馆保存。

第五章   责  任

第二十二条  市局工作人员有下列行为之一的，依法追究相关人员责任。

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；

（二）利用职务之便，将所保管的档案据为己有的；

（三）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（四）涂改、伪造、擅自销毁档案的；

（五）因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的。

第六章  附  则

第二十三条  莲都、开发区分局参照执行。

第二十四条  本制度由档案馆负责解释，自发文之日起执行。

附表：

1.丽水市自然资源和规划局档案交接文据.docx

2.丽水市自然资源和规划局档案材料增加或替换审批表.docx